Service Register
ಸರ್ಕಾರಿ ನೌಕರನ ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕದ ಸತ್ಯಾಪನೆ
ಸತ್ಯಾಪನೆ ಎಂದರೇನು?
ಕರ್ನಾಟಕ ನಾಗರೀಕ ಸೇವಾ ನಿಯಮಗಳು 1958 ರ ನಿಯಮ 412 ಸತ್ಯಾಪನೆ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತದೆ.
ಸರ್ಕಾರದ ಖಾಲಿ ಹುದ್ದೆಗೆ ಒಬ್ಬ ಅಭ್ಯರ್ಥಿ ಉದ್ಯೋಗಿಯಾಗಿ ಭರ್ತಿಯಾದ ದಿನಾಂಕದಿಂದ ನಿವೃತ್ತನಾವುವರೆಗಿನ ಆ ನೌಕರನ ಸೇವಾ ಅವಧಿಯ ವಿಷಯಗಳ ಸಂಗ್ರಣೆಯು ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕ ದಲ್ಲಿ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇಂತಹ ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ ವಿವರವಾದ ವರದಿಗಳನ್ನು ಅಂಶಗನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡುವ ಮೂಲಕ ದೃಢೀಕರಿಸಲಾಗುವುದನ್ನೇ ಸತ್ಯಾಪನೆ ಎಂದು ಕರೆಯಬಹುದಾಗಿದೆ.
2) ನೌಕರನ ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕ (service register) ಗಳ ಸತ್ಯಾಪನೆ ಯಾರು ಮಾಡಬೇಕು?
ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಕಚೇರಿಯ ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿಗಳ ಅಥವಾ ಇಲಾಖೆಯ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರು ಮಾಡಬೇಕು.
3) ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕ (Service register) ಗಳನ್ನು ಯಾರು ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕು.
ಕ.ನಾ.ಸೇ ನಿಯಮಗಳ ನಿಯಮ 412 ರನ್ವಯ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಕಚೇರಿಯ ಲಿಪಿಕ ಶಾಖೆಗಳ ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿಗಳು ಹಾಗೂ ಇವರ ಗೆಜೆಟೆಡ್ ಸಹಾಯಕರು ತಮ್ಮ ಅಧೀನದಲ್ಲಿ ಸೇವೆ ಸಲ್ಲಿಸುತ್ತಿರುವ ಸರ್ಕಾರಿ ನೌಕರರ ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕಗಳನ್ನು ಅಂದಂದಿನದವರೆಗೂ ನಿರ್ವಹಿಸಿಕೊಂಡು ಬರಬೇಕು.
4) ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕ (service register) ವನ್ನು ಎಷ್ಟು ತಿಂಗಳಿಗೊಮ್ಮೆ ತನಿಖೆ ಮಾಡಬೇಕು? ಈ ಬಗ್ಗೆ ಪ್ರಮಾಣ ಪತ್ರಸಲ್ಲಿಸಬೇಕೆ?
ಕಚೇರಿಯ ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿಗಳ ಅಥವಾ ಇಲಾಖೆಯ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರ ಗೆಜೆಟೆಡ್ ಸಹಾಯಕರು ಸೇವಾ
ಪುಸ್ತಕಗಳನ್ನು ಮೂರು ತಿಂಗಳಿಗೊಮ್ಮೆ ತನಿಖೆ ಮಾಡತಕ್ಕುದು ಮತ್ತು ಆ ಬಗ್ಗೆ ಸಂದರ್ಭಾನುಸಾರ,
ಕಚೇರಿಯ ಅಥವಾ ಇಲಾಖೆಯ ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿಗೆ ಒಪ್ಪಿಸತಕ್ಕುದು.
5) ಕಚೇರಿ ಮುಖ್ಯಸ್ಥ ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕವನ್ನು ತನಿಖೆ ಮಾಡಬಹುದೇ ?
ಕಚೇರಿಯ ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿಯು ವರ್ಷಕ್ಕೆ ಒಂದು ಸಲ ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕಗಳನ್ನು ಸತ್ಯಾಪನೆಗಾಗಿ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಈ ನಿಯಮಗಳಿಗನುಸಾರವಾಗಿ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಸರ್ಕಾರಿ ನೌಕರನ ಸೇವಾ ವಿಷಯ ಗಳನ್ನು ಹಾಗೂ ಅವನ ಕುಟುಂಬದ ಸದಸ್ಯರ ಅಂದಂದಿನವರೆಗಿನ ವಾಸದ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ಅವನ ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ಸರಿಯಾಗಿ ದಾಖಲು ಮಾಡಲಾಗಿದೆಯೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಆ ಅಧಿಕಾರಿಯು ಮನದಟ್ಟು ಮಾಡಿದ ನಂತರ, ವೇತನ ಬಿಲ್ಲುಗಳು, ವೇತನ ಪಟ್ಟಿಗಳು ಮತ್ತು ಅಂಥ ದಾಖಲೆಗಳ ಮೂಲಕ ಸೇವೆಗಳನ್ನು (ಯಾವ ಉಲ್ಲೇಖದ ಮೇರೆಗೆ ಸತ್ಯಾಪನೆ ಮಾಡಲಾಗಿದೆಯೋ ಆ ಉಲ್ಲೇಖವನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ತಿಳಿಸಬೇಕು. ಪ್ರಮಾಣ ಪತ್ರವನ್ನು ದಾಖಲು ಮಾಡಿ ತನ್ನ ಸಹಿ ಮಾಡಬೇಕು. ಮುಂದುರೆದು, ಕುಟುಂಬದ ಸದಸ್ಯರ ಅಂದಂದಿನವರೆಗಿನ ವಾಸದ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ಸಹ ಸತ್ಯಾಪನೆಗೊಳಿಸಲಾಗಿದೆ.
1) ವಾರ್ಷಿಕ ಸತ್ಯಾಪನೆಯ ಕೆಲಸ ಒಂದು ಮುಖ್ಯ ಅಂಶ ಮತ್ತು ಇದನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಕಚೇರಿಯ ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿಯೇ ಮಾಡಬೇಕು.
2) ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕಾದ ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯು ಅತಿ ಹೆಚ್ಚಾಗಿದ್ದ (ಅಂದರೆ ಐವತ್ತಕ್ಕೂ ಮೇಲ್ಪಟ್ಟ) ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಸತ್ಯಾಪನೆಯ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಒಬ್ಬರು ಅಥವಾ ಹಲವಾರು ಗೆಜೆಟೆಡ್ ಸಹಾಯಕರಿಗೆ ಒಪ್ಪಿಸಬಹುದು.
3) ಕಚೇರಿಯ ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿಯು ಪರೀಕ್ಷೆಸಬೇಕಾದ ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯು ಒಟ್ಟು ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಶೇಕಡಾ ಐದಕ್ಕಿಂತ ಕಡಿಮೆ ಇರಕೂಡದು.
4) ಸಚಿವಾಲಯದಲ್ಲಿ ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕಗಳ (Service register) ಸತ್ಯಾಪನೆಯನ್ನು ಆಡಳಿತ ಶಾಖೆಯ ಪ್ರಭಾರವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಶಾಖಾಧಿಕಾರಿಯೇ ಮಾಡಬೇಕು.
5) ಆಡಳಿತ ಶಾಖೆಯ ಅಧೀನ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಯವರು ಸ್ವತ: ಶೇಕಡಾ ಹತ್ತರಷ್ಟು ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕಗಳನ್ನು ಸತ್ಯಾಪನೆ ಮಾಡಬೇಕು.
6) ಉಪ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಯವರು ಶೇಕಡಾ ಐದರಷ್ಟು ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕಗಳನ್ನಾದರೂ ಪರೀಕ್ಷೆಬೇಕು.
6) ಸತ್ಯಾಪನೆ ಮಾಡುವಾಗ ಗೊಂದಲ ಉಂಟಾದರೆ ಏನು ಮಾಡಬೇಕು?
ಕ.ನಾ.ಸೇ ನಿಯಮಗಳ ನಿಯಮ 413 ರಲ್ಲಿ ತಿಳಿಸಿಕೊಡಲಾಗಿದೆ. ಕಚೇರಿಯ ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿಯು ವಾರ್ಷಿಕ ಸತ್ಯಾಪನೆಯನ್ನು ದಾಖಲುಮಾಡುವಾಗ ಕಚೇರಿಯ ದಾಖಲೆಗಳಿಂದ ಸೇವೆಯ ಯಾವುದೇ ಭಾಗವನ್ನು ಸತ್ಯಾಪನೆಗೊಳಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗದಿದ್ದಲ್ಲಿ ಕೆಲವೊಂದು ಸ್ವೀಕೃತ ಕಾಲಾವಧಿಗಳ ಬಗ್ಗೆ (ಅವನ್ನು ಹೆಸರಿಸಿ) ಅಧಿಕಾರಿಯ ಲಿಖಿತ ವಿವರಣೆ ಮತ್ತು ಅವನ ಸಮಕಾಲೀನ ನೌಕರರ ಸಾಕ್ಷಗಳ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕದ ಸಂಗಡ ಇಡಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ತಿಳಿಸಬೇಕು.
7) ಇಲಾಖಾ ಮುಖ್ಯಸ್ಥ ಸತ್ಯಾಪನೆ ಯಾವಾಗ ಮಾಡಬೇಕು?
ಕ.ನಾ.ಸೆ ನಿಯಮಗಳ ನಿಯಮ 414 ರಲ್ಲಿ ತಿಳಿಸುತ್ತದೆ. ಗೊತ್ತುಪಡಿಸಲಾದ ನಿಯಮಗಳನನ್ನುಸರಿಸಿ ತಮ್ಮ ಕಚೇರಿಗಳಲ್ಲಿರುವ ಸರ್ಕಾರಿ ನೌಕರರ ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕಗಳನ್ನು ಸೂಕ್ತ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಸತ್ಯಾಪನೆ ಗೊಳಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಅವು ಸರಿಯಾಗಿರುವುದಾಗಿ ಕಂಡುಬಂದಿದೆ ಎಂಬ ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರವನ್ನು ಕಚೇರಿಯ ಮತ್ತು ಇಲಾಖೆಯ ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿಗಳು ಪ್ರತಿ ವರ್ಷವೂ [ಮೇ ತಿಂಗಳ] ತಮ್ಮ ವೇತನದ ಬಿಲುಗಳಿಗೆ ಲಗತಿಸಬೇಕು.